آموزش عملی حسابداری خرید
بخش اول : حسابداری خرید
مقدمه:
فرض کنید شما به عنوان حسابدار یک شرکت بازرگانی مشغول به کار شده اید و شرکت شما مقداری کالا خریداری کرده و تحویل انبار شرکت داده است.
برای ثبت این رویداد چه مدارک و مستنداتی نیاز خواهید داشت؟ هنگام ثبت خرید کالا به کدام مورد از آنها باید توجه کرد؟ آیا بدون وجود اسناد مثبته میتوان ثبتی انجام داد؟ و یا برای ثبت میتوان به رسید انباردار اکتفا نمود؟ چه مدارکی تحقق خرید یک کالا را نشان میدهد؟ یکی از اسناد و مدارکی که حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر به آن نیاز دارند اسنادی هستند که صحت وقوع رویدادهای مالی را به صورتی قابل اتکا اثبات کند. در حسابداری به این اسناد و مدارک، اسناد و مدارک مثبته گفته میشود که مبنای ثبت رویدادهای مالی است، پس برای ثبت هر رویداد مالی در دفاتر باید اسناد و مدارک مربوط به آن در دست باشد. نکتۀ مهم این است که این اسناد باید روشن، واضح و معتبر باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها اتکا کنند. از این رو چنین اسنادی به انضمام سایر اسناد و مدارک حسابداری برای مراجعات و رسیدگیهای آتی در محل مناسبی بایگانی و نگهداری میشوند. معمولاً این اسناد و مدارک شکل ثابت و معینی ندارند و بسته به نیاز طراحی میشوند.
برگ درخواست خرید، فرم استعالام بها، فاکتور فروش، رسید انبار و نظیر آنها نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته خرید کالا هستند. در این بخش ، با مستندات لازم برای خرید کالا، روشهای ثبت خرید کالا و صدور سند حسابداری خرید آشنا خواهید شد.
طبقه بندی کالاهای خریداری شده.
بنگاه های اقتصادی به منظور انجام فعالیت های خوداقدام به خرید انواع مختلفی از کالا ها می نمایند که این کالا ها مطابق استنادارد های حسابداری به دو طبقه کلی تقسیم می شون.
1- موجودی مواد و کالا:
اگرکالای خریداری شده برای فروش در روال عادی عملیات واحد تجاری نگهداری میشود، به منظور ساخت محصول یا ارائـه خدمات در فرایند تولید قرار دارد،به منظور ساخت محصول یا ارائـه خدمات، خریداری شده و نگهداری میشود، وماهیت مصرفی دارد و به طور غیرمستقیم در جهت فعالیت واحد تجـاری مـصرف میشود در طبقه موجودی مواد و کالا قرار می گیرد(استاندارد شماره 8)
2- دارایی ثابت:
اگر کالای خریداری شده به منظور استفاده در تولید یا عرضه کالاها یا خدمات، اجاره به دیگران یا برای مقاصد اداری توسط واحد تجاری نگهداری می شود، و انتظار می رود بیش از یک دوره مالی مورد استفاده قرار گیرد در طبقه دارایی ثابت قرار می گیرید.
نکته:
قطعات یدکی و ابزار تعمیراتی معمولاً به عنوان موجودی محـسوب و در زمـان مـصرف به عنوان هزینه شناسایی میشود. با این حال، قطعات عمده آماده جایگزینی، در صورتی که انتظار رود بیش از یک دوره مالی مورد استفاده واحد تجاری واقع شود، به عنوان دارایـی ثابت مشهود محسوب میشود. همچنین، هرگاه قطعات یـدکی و ابـزارتعمیراتـی را تنهـا بتـوان درارتباط با یک قلم دارایی ثابت مشهود به کار گرفت این اقلام به عنوان دارایـی ثابـت مـشهود محسوب و طی مدتی که از عمر مفید دارایی مربوط تجاوز نکند، مستهلک میشود.(استاندارد شماره 11)
نکته :
در این بخش حسابداری موجودی مواد و کالا بررسی خواهد شد.
چرخه حسابداری خرید.
در بنگاه های اقتصادی با توجه به نوع آنها برای اینکه اطمینان حاصل شود گه .
1- خرید های بنگاه اقتصادی بر مبنای نیاز واقعی شرکت انجام می شود.
2- خرید های شرکت تنها بر اساس مجوز های صادره و تحت مناسب ترین شرایط ممکن صورت می گیرد
3- خرید های های صورت گرفته تماماً به انبار و یا قسمت های در خواست کننده تحویل داده می شود.
4- تمامی صورت حسابهای صادره برای کالا های خریداری شده به درستی از نظر قوانین آمره بررسی و برای آن سند حسابدای صادر می شود.
5- کالا های برگشتی به درستی در حسابها ثبت شده و اعلامیه بدهکاری برای تامین کنندگان صادر می شود.
6- چک ها و حواله های بانکی و پرداخت های نقدی تنها در مقابل معاملات مستند صادر می شود.
7- آئین نامه معاملات شرکت بهدرستی رعایت می شود.
فرآیند های به پیوسته طراحی می شود که به آن چرخه خرید گفته می شود چرخه خرید شامل مراحل ذیل می شود.
1- درخواست کالا از انبار.
2- سفارش کالا برای خرید
3- تحویل کالا.
4- در خواست پرداخت ارزش کالای خریداری شده.
5- ثبت کالای خریداری شده در دفاتر حسابداری
